「英字のたびに切り替えるのが面倒」
「『敬具』や『以上』の位置がそろわない」

Wordの入力とお知らせ文書づくり、12のコツ

お仕事でWordを使い、お知らせや案内の文書を作る方へ。Windowsのパソコンでの操作です。

Wordは、ふだん使えていても「もっと速いやり方」を知らないまま続けていることが多いソフトです。

教室のWordのレッスンで、「知らなかった」「これは速い」と言われることが多い操作を、12のコツにまとめました。

全部読まなくて大丈夫です。もくじから、気になる番号だけどうぞ。

1. 日本語のまま、英字やカタカナに変える

日本語の文の途中に「TV」「ON/OFF」のような英字が出てくるたびに、半角/全角 キーで切り替えるのは手間です。

日本語入力のまま打って、確定する前にキーボードのいちばん上の列のキーを押すと、その場で英字やカタカナに変わります。

• 覚え方：7と9（奇数）は全角、8と10（偶数）は半角です。
• F9 と F10 は、押すたびに「すべて小文字 → すべて大文字 → 先頭だけ大文字」と変わります。
• ひらがなのまま入れたいときは、何も押さずに Enter で確定します。
• ノートパソコンでは、Fn キーを押しながら F7〜F10 を押す機種があります。

使いどころは、申込書のふりがな（全角カタカナ＝F7）や、ローマ字のお名前（半角の大文字＝F10 を2回）などです。

大文字を続けて打ちたいときは、Shift を押しながら Caps Lock を押すと、大文字に固定されます。もう一度同じ操作をすると元に戻ります。

2. 記号や単位を出す

記号は、読み方をひらがなで打って変換すると出てきます。

変換の候補の横に「環境依存」と出る文字（㎎ や ㌔ など）は、相手のパソコンやスマホによっては、正しく表示されないことがあります。

自分で印刷する文書には使えますが、メールや、ほかの人に渡すデータでは「mg」「キロ」のようにふつうの文字で書くほうが安心です。

3. 郵便番号から住所を出す

1. 日本語入力にする（画面の右下が「あ」）
2. 郵便番号を、ハイフン（-）を入れて打つ　例：140-0001
3. スペース キーを何回か押すと、候補に住所が出てくる
4. Enter で確定して、つづきの番地を打つ

「〒140-0001 東京都…」のように郵便番号も一緒に書きたいときは、郵便番号を2回打ちます。1回目は数字のまま確定し、2回目を住所に変換します。

住所が途中まで自動で入るので、打つ量がへり、郵便番号のまちがいにも気づけます。

まずはご自宅の郵便番号で試してみてください。パソコンの設定によっては、住所が候補に出ないことがあります。

4. よく使う言葉を登録する（単語登録）

何度も打つ言葉は、短い「よみ」で登録しておくと、変換するだけで出せます。

1. 登録したい言葉を、マウスでなぞって選ぶ
2. 画面の右下の「あ」（または「A」）を右クリックする
3. 「単語の追加」を押す（「単語の登録」という画面が開き、選んだ言葉がはじめから入っています）
4. 「よみ」に、短いひらがなを入れて「登録」を押す

登録した言葉を直したり消したりするときは、「単語の登録」の画面の左下にある「ユーザー辞書ツール」を押します（右クリックのメニューに「ユーザー辞書ツール」が出るパソコンもあります）。

登録した言葉が一覧で出てくるので、そこで変更・削除ができます。

会社名、部署名、メールアドレス、「よろしくお願いいたします。」のような決まり文句を登録しておくと、毎日の入力が楽になります。

5. 読めない漢字を出す

読み方が分からない漢字は、マウスで書いて探せます。お名前のむずかしい字を入力するときに役立ちます。

1. 画面の右下の「あ」を右クリックして、「IMEパッド」を押す
2. 左はしの「手書き」が選ばれていることを確かめて、四角い枠の中に、マウスで漢字を書く（きっちり書けなくても大丈夫です）
3. 右側に候補が出る。マウスを合わせると、読み方が出てくる
4. 入れたい字を押すと、文書に入る。Enter で確定する

6. かっこを手早く入れる

「かっこ」と打って変換すると、「」や（）が開きと閉じのセットで出てきます。

確定したあと、キーボードの ← キーを1回押すと、かっこの中に入れます。マウスで真ん中を押し直すより速くなります。

よく使うかっこは、単語登録しておくとさらに速くなります。たとえば「」を、よみ「か」で登録しておくと、「か」→ 変換 → ← の3つの動きで中身を打ちはじめられます。

7. ページの設定（用紙・余白・行数）

用紙の大きさ・向き・余白は、上のメニューの「レイアウト」で決めます。

• 「サイズ」「印刷の向き」「余白」のボタンから選ぶ
• 数字で細かく決めたいときは、「余白」→「ユーザー設定の余白」を押す。出てきた画面の上にある「用紙」「余白」「文字数と行数」を切り替えて設定する
• 1ページの行数は、「文字数と行数」の中の「行数」で決める

プリンターで印刷できる範囲を知る

プリンターには、紙のふちに「ここまでしか印刷できない」範囲があります。

余白の数字をいったん全部 0 にして「OK」を押すと、お知らせが出ます。そこで「修正」を押すと、いまつながっているプリンターで印刷できる、いちばん小さい余白に自動で直ります。

ふちの近くに文字や枠を置くと切れてしまうので、余白は少しゆとりを持たせます。

8. 編集記号を表示する

「ホーム」の「段落」のまとまりにある、矢印が曲がったようなマークのボタンを押すと、スペース（空白）や改行、タブなどのふだん見えないしるしが見えるようになります。

もう一度押すと消えます。

どこにスペースや改行が入っているかが分かると、文書を直しやすくなります。文書を作っている間は、表示したままにしておくのがおすすめです。印刷には出ません。

9. 日付とあいさつ文を入れる

きょうの日付

1. 「挿入」→「日付と時刻」を押す
2. 「言語」を日本語、「カレンダーの種類」を和暦にする
3. 一覧から「令和○年○月○日」の形を選んで「OK」

「自動的に更新する」にチェックが入っていると、文書を開くたびに日付が変わります。お知らせ文書では、チェックを外しておきます。

あいさつ文

1. 「挿入」→「あいさつ文」→「あいさつ文」を押す
2. 月を選ぶと、その季節のあいさつ（「○○の候」など）が出てくる
3. 「安否のあいさつ」「感謝のあいさつ」を選んで「OK」

文書を出す月に合ったあいさつを選びます。

10. 「拝啓」で「敬具」、「記」で「以上」が自動で入る

• 「拝啓」と打って Enter を押すと、下の行に「敬具」が右にそろって入ります。
• 「記」と打って Enter を押すと、「記」が中央にそろい、下に「以上」が右にそろって入ります。

色のついた「敬具」「以上」が、自動で入るところです。本文や項目は、その間に打っていきます。

自分で打って右にそろえる手間がなくなります。

11. 書式をつける・同じ書式を写す

文字をなぞって選ぶと、すぐ近くに小さなメニューが出てきます。ここから、文字の大きさ・太字・下線・箇条書きなどを設定できます。上の「ホーム」のボタンでも同じことができます。

同じ書式を、ほかの行にも写す

1. 書式をつけ終わった行を選ぶ
2. 「ホーム」の左のほうにある、はけのマーク（書式のコピー/貼り付け）をダブルクリックする
3. マウスがはけの形になる。同じ書式にしたい行を、順番になぞる
4. 終わったら Esc キーを押して、はけをやめる

はけのままほかの場所を選ぶと、そこにも書式がついてしまいます。

終わったら必ず Esc を押します。1か所だけ写すときは、はけのマークを1回だけ押します。

12. 行の始まりを右へ下げる（インデント）

「記」の下の項目のように、行の始まりをそろえて右へ下げたいときは、スペースをいくつも打つのではなく、インデントを使います。

1. 下げたい行を選ぶ（はなれた行は、Ctrl を押しながら選ぶ）
2. 「ホーム」の「インデントを増やす」ボタンを押す。1回押すごとに、1文字分ずつ右へ動く
3. 見本とくらべて、ちょうどよい位置にする

何文字分か数字で決めたいときは、「レイアウト」の「インデント」の「左」に数字を入れます。

※ Wordや Windows の種類によって、ボタンの場所や言葉が少しちがうことがあります。

読んで「知っている」のと、何も見ずに手が動くのは別です。教室では、見本を見て、何も見ずに作れるところまで練習します。